3 façons d’éviter les erreurs de manipulation de l’argent comptant

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    3-ways-to-avoid-cash-handling-mistakes-1Vous pourriez penser que les erreurs de manipulation de l’argent comptant sont inévitables dans le monde des affaires, mais ce n’est pas le cas. Naturellement, l’argent comptant est essentiel pour garantir la profitabilité et la croissance de votre entreprise. Alors, pourquoi ne pas prendre les précautions nécessaires pour vous assurer que votre argent comptant est manipulé de façon adéquate? Lorsque vos caissiers manipulent inefficacement l’argent comptant, lorsqu’ils prennent trop de temps pour rendre la monnaie, qu’ils commettent des erreurs lorsqu’ils utilisent la caisse enregistreuse ou s’ils remettent trop d’argent au client, vous perdez de l’argent. Vos profits chutent, ainsi que la productivité de votre entreprise.

    Formez votre personnel

    En formant votre personnel pour traiter efficacement les différentes transactions, vous remarquerez une plus grande fidélité de la part de vos clients, une plus grande confiance et productivité de la part de vos employés et plus d’argent dans votre compte bancaire. 

    Tous les caissiers ont besoin de formation pour utiliser la caisse enregistreuse. Commencez lentement, puis lorsqu’ils auront acquis les connaissances de base de la manipulation de l’argent comptant, introduisez les transactions plus difficiles comme le retour de marchandise, les rabais et les annulations. Assurez-vous de bien former vos employés afin qu’ils puissent effectuer toutes les transactions possibles et inimaginables. Vous ne souhaitez surtout pas qu’ils perdent leurs moyens, qu’ils soient incapables de traiter un paiement, d’accepter bon de réduction ou d’offrir un rabais lorsqu’une de ces situations survient.

    Quelques conseils additionnels:

    • Plutôt que de tout simplement déposer une poignée de monnaie dans le creux de la main du client, demandez à vos caissiers d’effectuer le décompte devant le client et compter chaque billet de banque et chaque pièce de monnaie pour assurer l’exactitude.
    • Ne laissez pas vos employés ranger les billets de banque dans le tiroir-caisse avant d’avoir rendu la monnaie et avant que le client soit satisfait – vous éviterez ainsi des différends à propos de monnaie inexacte. Après tout, vous ne souhaitez surtout pas que vos clients soient mécontents et qu’ils croient avoir été floués, ou que les autres clients doivent faire la file jusqu’à ce que le problème soit résolu.
    • Lorsque vient le temps de compter l’argent comptant à la fin de chaque quart de travail, encouragez vos employés à compter l’argent dans un endroit calme et à l’abri de toutes distractions, d’utiliser une calculatrice et de toujours compter l’argent deux fois. De plus, utilisez des bandes pour billets pour vous assurer que vos employés organisent leurs billets de banque en fonction de leur dénomination, au cas où il serait nécessaire de recompter le tout. Cela vous économisera beaucoup de temps.

    Élaborez une politique de manipulation de l’argent comptant

    L’élaboration d’une politique de manipulation de l’argent comptant est une bonne pratique commerciale. Si une politique de manipulation de l’argent comptant est respectée à la lettre, vous réduisez ainsi les risques d’erreurs en plus de la possibilité d’être victime de vols commis à l’interne. Il sera plus facile de trouver la source d’un problème si une politique a été mise en place.

    Vous ne pouvez pas être présent dans votre commerce chaque heure de la journée. Vous devrez faire confiance à un certain nombre d’employés lorsqu’il s’agit de gérer vos procédures de manipulation de l’argent comptant. En premier lieu, gérez votre coffre-fort: sélectionnez quelques employés de confiance qui auront accès au coffre-fort. Créez un registre des fonds qui devra être signé au début et à la fin de chaque quart de travail. Déterminez un montant d’argent qui devra être conservé dans votre coffre-fort ainsi qu'à l'intérieur de vos tiroirs-caisses, et assurez-vous que l’argent y soit toujours présent, ni plus, ni moins. Ces montants d’argent devraient être vérifiés, signature à l’appui, par vos gestionnaires de confiance pendant chaque quart de travail.

    Laisser l’argent comptant se déplacer d’un quart de travail à l’autre sans être compté peut également créer des écarts qui seront pratiquement impossibles à associer à un employé donné.

    Pour confirmer que vos employés prennent au sérieux votre politique de manipulation de l’argent comptant, assurez-vous d’en publier un exemplaire en papier et demandez à chaque membre de votre personnel de signer un exemplaire de votre politique. Ne laissez pas les pertes financières devenir monnaie courante au sein de votre entreprise. Élaborez des procédures adéquates de manipulation de l’argent comptant pour garder l’argent de votre entreprise en toute sécurité.

    Matt Lombardi

    Matt Lombardi

    Matthew’s devotion to the highest levels of service comes from over 10 years of experience working with clients, project managers, manufactures, and executives alike as one the industry leaders in his field. Matthew is an avid golfer and hockey player and loves being outdoors with his friends and family. He currently lives in Squamish, BC with his wife, two children, and dog.

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