Alors que c’est bien beau de recommander à une entreprise d’adopter de bonnes pratiques de gestion de l’argent comptant, un nouveau propriétaire d’entreprise peut avoir besoin d’aide afin de comprendre ce que tout cela signifie. Manipuler de l’argent comptant dans une entreprise n’est pas en tout point équivalant à manipuler son propre argent, surtout si beaucoup plus d’argent comptant fait son entrée dans le commerce que l’argent que conserve la personne en question. C’est d’autant plus vrai pour les personnes qui ont pris l’habitude d’utiliser une carte de crédit ou de débit au lieu de l’argent comptant pour payer ses achats. La situation se complique davantage lorsqu’il y a des employés en jeu. Un propriétaire d’entreprise doit former ses employés afin qu’ils adoptent de bonnes pratiques de manipulation de l’argent comptant en plus de mettre en place des méthodes de contrôle pour lutter contre les pertes diverses dues à des erreurs humaines ou le vol.
En tant que guide pour l’amélioration des procédures de gestion de l’argent comptant, voici quelques-unes des erreurs les plus courantes commises par les propriétaires d’entreprises dans le domaine de la gestion de l’argent comptant, ainsi que des suggestions pour ce qui pourrait être fait autrement.
Gestion intempestive de l’argent comptant
Effectuer le suivi de l’argent comptant à toutes les différentes étapes est une des meilleures façons de bien contrôler l’argent qui circule dans votre entreprise. Si vous attendez trop longtemps avant de compter l’argent comptant, faire vos dépôts bancaires ou même rapprocher les recettes dans les caisses enregistreuses au cours d’une journée de travail, vous courez le risque de commettre des erreurs qui pourraient passer inaperçues et vous ouvrez la porte à des personnes malhonnêtes qui pourraient tenter d’abuser de la disponibilité d’argent comptant dans votre entreprise.
Un contrôle de base que vous pouvez mettre en œuvre est de rapprocher les recettes des caisses enregistreuses à la fin de chaque quart de travail. Permettre le roulement du contenu du tiroir-caisse d’un quart de travail à l’autre peut causer des problèmes de comptabilité et brouiller les pistes de vérification pour ce qui est du contenu du tiroir-caisse. Si chaque caissier est responsable des transactions qu’il a personnellement conclues, il est plus facile de trouver les erreurs en temps opportun et de déterminer qui est responsable des écarts. Il peut être tentant d’éviter de rapprocher les recettes contenues dans le tiroir-caisse après chaque quart de travail, mais cela peut grandement aider à éviter beaucoup de problèmes (et avoir un bon flux de travail comprenant l’utilisation adéquate de compteurs de billets de banque ou de pièces de monnaie rendra le processus moins douloureux).
Les pratiques transactionnelles bâclées
Si vous ou vos employés ne prenez pas la peine d’adopter de bonnes pratiques de gestion des transactions clients, vous créez ainsi un environnement propice aux erreurs de calcul et aux pertes diverses. Un caissier très occupé pourrait être tenté de combler les besoins de plusieurs clients à la fois, y compris le traitement de multiples transactions, mais ceci n’est pas vraiment la bonne façon d’offrir un bon service à la clientèle. Cela augmente les risques de commettre des erreurs dans le cas de ces transactions et le fait que les clients desservis par ce caissier ne reçoivent qu’une attention partielle.
Les transactions devraient être traitées individuellement. Les caissiers devraient également être formés en ce qui concerne les procédures appropriées pour rendre la monnaie avec exactitude et être obligés de les respecter, même si le temps presse et qu’il pourrait être tentant de couper les coins ronds. L’argent comptant remis par le client ne devrait jamais être déposé à l’intérieur du tiroir-caisse avant que la monnaie ne soit rendue au client. Compter la monnaie devant le client aide également à éviter des erreurs de calcul en plus de démontrer au client qu’il reçoit la monnaie exacte. Respecter ce processus n’ajoute que quelques secondes à chaque transaction, mais peut vous éviter une montagne de problèmes de gestion de l’argent comptant.
